Upoważniony przedstawiciel EPR to podmiot działający w kraju, do którego trafiają produkty. Jego rolą jest reprezentowanie zagranicznego przedsiębiorcy w zakresie określonych obowiązków wynikających z rozszerzonej odpowiedzialności producenta.

W praktyce przedstawiciel może być lokalnym kontaktem dla instytucji, organizacji systemowych, rejestrów EPR albo innych podmiotów odpowiedzialnych za obsługę danego systemu. Może wspierać firmę przy rejestracji, przekazywaniu danych, składaniu raportów, aktualizacji informacji oraz rozliczaniu opłat.

W polskiej komunikacji można spotkać różne określenia, np. „upoważniony przedstawiciel EPR”, „autoryzowany przedstawiciel EPR” albo „lokalny przedstawiciel”. Najbezpieczniej posługiwać się określeniem „upoważniony przedstawiciel”, ponieważ lepiej oddaje formalny charakter tej funkcji.

Temat upoważnionego przedstawiciela pojawia się najczęściej wtedy, gdy firma sprzedaje produkty do kraju, w którym nie ma siedziby, a jednocześnie podlega obowiązkom EPR na tym rynku.

Może to dotyczyć m.in. sprzedaży:

• produktów w opakowaniach,
• sprzętu elektrycznego i elektronicznego,
• baterii i akumulatorów,
• produktów przez sklep internetowy,
• produktów przez platformy marketplace,
• produktów do klientów indywidualnych lub firmowych za granicą.

Nie oznacza to jednak, że przedstawiciel zawsze będzie wymagany w każdym kraju i dla każdego rodzaju sprzedaży. Zasady różnią się w zależności od państwa, rodzaju produktu, kanału sprzedaży, strumienia EPR oraz lokalnych wymagań rejestracyjnych.

Dlatego przed rozpoczęciem sprzedaży zagranicznej warto sprawdzić nie tylko, czy potrzebna jest rejestracja EPR, ale również czy firma może zarejestrować się samodzielnie, czy powinna działać przez lokalnego przedstawiciela.

Zakres odpowiedzialności przedstawiciela zależy od przepisów danego kraju, rodzaju produktów oraz warunków współpracy. W praktyce jego rola może obejmować formalną obsługę części obowiązków EPR w imieniu zagranicznej firmy.

Upoważniony przedstawiciel może odpowiadać m.in. za:

• reprezentowanie firmy przed właściwymi instytucjami,
• kontakt z organizacją systemową lub rejestrem EPR,
• wsparcie przy rejestracji w danym kraju,
• przekazywanie danych o produktach lub opakowaniach,
• przygotowywanie albo składanie raportów,
• aktualizację danych rejestrowych,
• przekazywanie informacji o masach i rodzajach opakowań,
• pomoc w rozliczaniu opłat EPR,
• kontakt w przypadku pytań, wezwań lub kontroli,
• przechowywanie lub przekazywanie dokumentacji wymaganej w danym systemie.

Warto pamiętać, że przedstawiciel nie zwalnia automatycznie przedsiębiorcy z odpowiedzialności za prawidłowość danych. Firma nadal powinna posiadać rzetelne informacje o tym, jakie produkty i opakowania wprowadza na dany rynek, w jakich ilościach i w jakim okresie.

Kontakt z przedstawicielem może być potrzebny, ponieważ zagraniczny przedsiębiorca nie zawsze może samodzielnie wykonać wszystkie czynności w lokalnym systemie EPR. W niektórych krajach wymagane są lokalne dane, lokalny podmiot kontaktowy, pełnomocnictwo, podpisanie umowy albo dokonanie zgłoszenia przez przedstawiciela.

Przedstawiciel często pomaga ustalić, jakie dane należy przygotować, w jakim formacie trzeba je przekazać, jakie terminy raportowania obowiązują i jakie opłaty mogą wystąpić. Dla firmy sprzedającej za granicę jest więc praktycznym łącznikiem z lokalnym systemem EPR.

Kontakt z przedstawicielem może być potrzebny również wtedy, gdy platforma sprzedażowa, kontrahent albo organizacja zagraniczna wymaga potwierdzenia rejestracji, numeru EPR, dokumentu potwierdzającego zgłoszenie albo aktualnych danych raportowych.

Upoważniony przedstawiciel EPR nie zawsze jest tym samym co organizacja systemowa. Organizacja systemowa najczęściej odpowiada za realizację obowiązków związanych z danym strumieniem, np. opakowaniami, sprzętem elektrycznym, bateriami lub akumulatorami.

Przedstawiciel może natomiast reprezentować zagraniczną firmę wobec takiej organizacji, rejestru albo właściwego organu. W praktyce zdarza się, że jedna firma oferuje zarówno usługę przedstawiciela, jak i obsługę rejestracji lub raportowania, ale nie należy zakładać, że zawsze wygląda to tak samo.

Przed podpisaniem umowy warto sprawdzić, jaki dokładnie zakres obejmuje współpraca: czy dotyczy tylko reprezentacji, czy również rejestracji, raportowania, aktualizacji danych, rozliczania opłat i kontaktu z instytucjami.

Obowiązki EPR mogą dotyczyć różnych strumieni. Najczęściej przedsiębiorcy pytają o opakowania, sprzęt elektryczny i elektroniczny, baterie oraz akumulatory. Każdy z tych obszarów może mieć inne zasady rejestracji, raportowania, opłat i wyznaczania przedstawiciela.

Firma, która sprzedaje za granicę produkt w opakowaniu, może mieć obowiązki opakowaniowe. Jeżeli produkt jest urządzeniem elektrycznym lub elektronicznym, może dodatkowo pojawić się obszar WEEE. Jeżeli produkt zawiera baterię albo akumulator, może dojść kolejny strumień związany z bateriami.

Dlatego analiza EPR nie powinna ograniczać się wyłącznie do samego opakowania. Warto sprawdzić cały produkt, sposób sprzedaży, kraj dostawy oraz wymagania właściwe dla danego rynku.

TERRA pomaga firmom w analizie obowiązków EPR przy sprzedaży zagranicznej. Wspieramy przedsiębiorców, którzy sprzedają produkty w opakowaniach, sprzęt elektryczny i elektroniczny, baterie, akumulatory oraz inne produkty wymagające weryfikacji pod kątem obowiązków środowiskowych.

Pomagamy m.in. w:

• sprawdzeniu obowiązków EPR w wybranych krajach,
• ustaleniu, czy może być wymagany upoważniony przedstawiciel,
• analizie opakowań, WEEE, baterii i akumulatorów,
• przygotowaniu danych do rejestracji,
• kontakcie z organizacjami zagranicznymi,
• przygotowaniu danych do raportowania,
• monitorowaniu terminów i zakresu obowiązków,
• uporządkowaniu informacji wymaganych przez marketplace lub kontrahenta.

Sprzedajesz produkty za granicę i nie wiesz, czy potrzebujesz rejestracji EPR albo upoważnionego przedstawiciela? Skontaktuj się z nami. Sprawdzimy kraj sprzedaży, rodzaj produktów, opakowania oraz możliwy zakres obowiązków.

Pomagamy zarówno jednorazowo, np. przy analizie obowiązków i kontakcie z organizacją zagraniczną, jak i w ramach stałej obsługi środowiskowej firmy.