Samo posiadanie numeru EPR nie oznacza wykonania wszystkich obowiązków środowiskowych.

Numer jest związany z rejestracją w odpowiednim systemie. Po jego uzyskaniu firma może nadal być zobowiązana do:

• prowadzenia zestawień produktów i opakowań;

• przekazywania danych za wymagane okresy;

• rozliczania opłat;

• utrzymywania wymaganych umów;

• aktualizowania danych rejestrowych.

Obowiązek warto sprawdzić przede wszystkim w firmach, które:

• prowadzą sprzedaż do innych krajów;

• wysyłają produkty w opakowaniach;

• sprzedają przez sklep internetowy lub marketplace;

• wprowadzają sprzęt elektryczny i elektroniczny;

• oferują baterie, akumulatory lub urządzenia, które je zawierają;

• posiadają zagraniczne rejestracje EPR lub umowy z organizacjami systemowymi.

Zakres raportowania należy ustalić dla konkretnej działalności. Firma może mieć obowiązki dotyczące samych opakowań albo kilku kategorii jednocześnie.

Do przygotowania raportu mogą być potrzebne między innymi:

• kraj, do którego trafiły produkty;
• okres, którego dotyczy zestawienie;
• liczba produktów wprowadzonych na rynek;
• rodzaje i masy opakowań;
• materiały, z których wykonano opakowania;
• kategorie i masy sprzętu elektrycznego oraz elektronicznego;
• rodzaje i masy baterii lub akumulatorów;
• informacje o odbiorcach i sposobie sprzedaży, jeżeli wymaga ich dany system.

Nie każdy raport wymaga wszystkich tych informacji. Zestawienie powinno odpowiadać zakresowi obowiązków firmy i wymaganiom jego odbiorcy.

Warto przygotować uporządkowany wykaz opakowań wykorzystywanych przy sprzedaży. Może on obejmować opakowania produktów oraz dodatkowe materiały używane do wysyłki, takie jak kartony, koperty, folie czy wypełniacze.

Pomocne jest ustalenie rodzaju materiału i masy pojedynczego opakowania. Takie dane można następnie powiązać z liczbą produktów lub przesyłek kierowanych na dany rynek.

Nie należy jednak zakładać, że każdy system przyjmuje identyczny podział opakowań. Sposób ich wykazania trzeba dopasować do właściwego formularza.

Firma może korzystać ze wspólnej tabeli do zbierania danych, ale powinna mieć możliwość rozdzielenia informacji według krajów i okresów raportowych.

Łączna masa wszystkich opakowań wysłanych za granicę może być niewystarczająca do przygotowania raportów dla poszczególnych rynków.

Warto więc od początku zapisywać kraj sprzedaży, datę oraz ilości produktów i opakowań. Ułatwia to przygotowanie wymaganych zestawień bez późniejszego odtwarzania danych.

Nie ma jednego terminu raportowania EPR obowiązującego we wszystkich krajach i systemach.

W zależności od zakresu obowiązków mogą być wymagane raporty roczne, kwartalne lub inne rozliczenia okresowe. Znaczenie mogą mieć również warunki umowy z właściwą organizacją.

Dlatego należy ustalić zarówno termin złożenia raportu, jak i wcześniejszy termin przygotowania danych.

Dane wykazywane w raportach mogą być podstawą rozliczenia opłat związanych z realizacją obowiązków EPR.

Sposób naliczania kosztów zależy od właściwego systemu. Znaczenie mogą mieć rodzaje produktów, materiały opakowaniowe, ilości wprowadzone na rynek oraz warunki zawartych umów.

Opłata za rejestrację lub obsługę firmy nie musi obejmować opłat związanych z wprowadzonymi produktami i opakowaniami. Przed rozpoczęciem współpracy warto ustalić, jakie koszty obejmuje oferta i które rozliczenia będą prowadzone osobno.

Przed przygotowaniem raportu warto zweryfikować:

• czy zestawienie obejmuje właściwy kraj i okres;

• czy uwzględniono wszystkie kategorie objęte obowiązkiem;

• czy zastosowano wymagane jednostki;

• czy oddzielono masę produktu od masy opakowania;

• czy nie wykazano tych samych ilości dwukrotnie;

• czy dane są kompletne i mają możliwe do wskazania źródło.

Błędy w zestawieniu mogą prowadzić do konieczności poprawienia raportu oraz ponownego sprawdzenia rozliczeń. Właściwy sposób korekty zależy od zasad danego systemu.

Ponowna analiza może być potrzebna, gdy firma:

• rozpoczyna sprzedaż do kolejnego kraju;

• rozszerza asortyment;

• zaczyna oferować elektronikę lub produkty z bateriami;

• zmienia opakowania albo sposób dostawy;

• korzysta z nowego magazynu zagranicznego;

• zmienia dane firmy lub kończy sprzedaż na danym rynku.

Zmiany w działalności mogą wymagać aktualizacji rejestracji, umów albo sposobu przygotowywania raportów.

TERRA wspiera przedsiębiorców w bieżącej obsłudze obowiązków EPR w wybranych krajach UE.

Zakres pomocy może obejmować:

• ustalenie zakresu raportowania;

• przygotowanie tabel do zbierania danych;

• uporządkowanie informacji o produktach i opakowaniach;

• weryfikację zestawień;

• przygotowanie raportów zgodnie z wymaganiami właściwego systemu;

• wsparcie przy korektach i aktualizacji danych;

• koordynację kontaktu z organizacjami zagranicznymi oraz upoważnionymi przedstawicielami.

Zakres wsparcia dostosowujemy do krajów sprzedaży, rodzaju produktów, posiadanych rejestracji i potrzeb firmy.

Jeżeli Twoja firma jest już zarejestrowana, ale nie masz pewności, jakie dane zbierać i kiedy je przekazywać, skontaktuj się z TERRA.

Pomożemy uporządkować informacje, ustalić zakres raportowania i przygotować wymagane zestawienia.