W praktyce KEO pozwala uporządkować dane dotyczące danego rodzaju odpadu i stanowi ważny element dokumentacji odpadowej przedsiębiorcy. Dane ujęte w kartach ewidencji odpadów mogą mieć znaczenie przy przygotowywaniu rocznego sprawozdania BDO oraz przy weryfikacji ilości odpadów powstających i przekazywanych w firmie.

KEO to karta ewidencji odpadów prowadzona w systemie BDO. Dokument ten służy do rejestrowania zmian ilościowych dotyczących konkretnego odpadu w danym miejscu prowadzenia działalności i w danym roku dla określonego kodu odpadu, miejsca prowadzenia działalności i roku kalendarzowego.

W karcie ewidencji odpadów ujmuje się m.in. informacje o wytworzeniu odpadu, przekazaniu odpadu innemu podmiotowi, przyjęciu odpadu, a także o innych operacjach związanych z gospodarowaniem odpadami, jeżeli dotyczą danego przedsiębiorcy.

KEO nie jest tym samym co KPO. KPO, czyli karta przekazania odpadów, dokumentuje samo przekazanie odpadu innemu podmiotowi. KEO służy natomiast do prowadzenia bieżącej ewidencji i pokazuje historię danego odpadu w firmie.

Kartę ewidencji odpadów prowadzi się wtedy, gdy przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji odpadów w systemie BDO. Dotyczy to m.in. podmiotów, które wytwarzają odpady wymagające ewidencji albo prowadzą działalność związaną z gospodarowaniem odpadami.

W praktyce KEO może dotyczyć m.in. firm produkcyjnych, warsztatów, firm budowlanych, zakładów usługowych, magazynów, punktów handlowych, podmiotów serwisowych oraz innych przedsiębiorców, u których powstają odpady wymagające ujęcia w ewidencji.

Kartę prowadzi się odrębnie dla danego rodzaju odpadu, zgodnie z jego kodem, a także w odniesieniu do właściwego miejsca prowadzenia działalności i roku ewidencyjnego.

W karcie ewidencji odpadów mogą być ujmowane informacje dotyczące m.in.:

• kodu i rodzaju odpadu,

• ilości wytworzonego odpadu,

• ilości odpadu przekazanego innemu podmiotowi,

• ilości odpadu przyjętego, jeżeli dotyczy to danego przedsiębiorcy,

• stanu magazynowego odpadu,

• dat wpisów i operacji,

• dokumentów powiązanych, np. kart przekazania odpadów KPO,

• sposobu gospodarowania odpadem.

Zakres danych zależy od rodzaju działalności przedsiębiorcy oraz od tego, czy dany podmiot jest wytwórcą odpadów, zbierającym, przetwarzającym lub innym podmiotem zobowiązanym do prowadzenia ewidencji odpadów.

KPO i KEO są ze sobą powiązane, ale pełnią różne funkcje.

KPO, czyli karta przekazania odpadów, służy do udokumentowania przekazania odpadu pomiędzy podmiotami. Jest wystawiana przy przekazaniu odpadu i potwierdzana przez odpowiednie strony uczestniczące w przekazaniu.

KEO, czyli karta ewidencji odpadów, służy do prowadzenia ewidencji danego odpadu w firmie. Pokazuje, jakie ilości odpadu zostały wytworzone, przekazane, przyjęte oraz rozbieżności między ewidencją a rzeczywistą ilością magazynowanych odpadów.

Można więc przyjąć, że KPO dokumentuje konkretny transport lub przekazanie odpadu, a KEO porządkuje całą ewidencję danego rodzaju odpadu w określonym czasie.

Prawidłowo prowadzona karta ewidencji odpadów jest ważna, ponieważ pozwala zachować spójność dokumentacji odpadowej. Dane w KEO powinny odpowiadać rzeczywistemu przebiegowi gospodarowania odpadami w firmie oraz dokumentom wystawianym w systemie BDO.

Błędy w KEO mogą powodować rozbieżności w stanach magazynowych, problem z przygotowaniem sprawozdania rocznego albo konieczność porządkowania dokumentacji na koniec roku. Dlatego wpisy w ewidencji warto prowadzić na bieżąco, a nie dopiero przy sporządzaniu sprawozdania.

Dane z kart ewidencji odpadów są istotne przy przygotowywaniu rocznego sprawozdania BDO. Sprawozdanie powinno odzwierciedlać dane wynikające z prowadzonej ewidencji odpadów w tym ilości odpadów wytworzonych, przekazanych, przyjętych lub zagospodarowanych przez przedsiębiorcę.

Jeżeli ewidencja w KEO jest niepełna, błędna albo prowadzona z opóźnieniem, może to utrudnić przygotowanie prawidłowego sprawozdania. Dlatego uporządkowanie kart ewidencji odpadów jest jednym z ważnych etapów przed złożeniem sprawozdania rocznego.

Do częstych błędów związanych z kartą ewidencji odpadów należą m.in.:

• brak utworzenia karty dla danego kodu odpadu,

• błędny kod odpadu,

• brak prowadzenia bieżącej ewidencji odpadów,

• niezgodność danych pomiędzy KPO a KEO,

• błędne masy odpadów,

• nieprawidłowy stan magazynowy,

• przypisanie odpadu do niewłaściwego miejsca prowadzenia działalności.

Takie błędy mogą wpływać na poprawność dokumentacji odpadowej oraz późniejszego sprawozdania BDO.

Przedsiębiorca powinien przede wszystkim ustalić, czy ma obowiązek prowadzenia ewidencji odpadów i dla jakich kodów odpadów należy utworzyć karty ewidencji. Ważne jest również regularne uzupełnianie wpisów oraz kontrolowanie zgodności danych z dokumentami KPO.

Warto pamiętać, aby:

• prawidłowo określać kody odpadów,

• prowadzić KEO dla właściwego miejsca prowadzenia działalności lub miejsca wytwarzania odpadów, zgodnie z obowiązującymi przepisami,

• na bieżąco kontrolować masy ewidencjonowanych odpadów,

• monitorować stany magazynowe odpadów,

• uporządkować ewidencję przed sporządzeniem rocznego sprawozdania.

Nie wszystkie podmioty są zobowiązane do prowadzenia pełnej ewidencji odpadów – zakres obowiązków zależy m.in. od rodzaju działalności i rodzaju odpadów

KEO, czyli karta ewidencji odpadów, jest dokumentem prowadzonym w systemie BDO przez podmioty zobowiązane do ewidencjonowania odpadów. Służy do wykazywania informacji o odpadach wytwarzanych, przekazywanych, przyjmowanych lub magazynowanych w ramach działalności.

Prawidłowe prowadzenie KEO pomaga uporządkować dokumentację odpadową, kontrolować ilości odpadów oraz przygotować roczne sprawozdanie BDO. Warto prowadzić ewidencję systematycznie, ponieważ uzupełnianie danych dopiero na koniec roku może powodować błędy, rozbieżności i konieczność korekt.

Jeżeli nie masz pewności, czy Twoja firma powinna prowadzić karty ewidencji odpadów albo jak uporządkować ewidencję w systemie BDO, warto przeanalizować rodzaje powstających odpadów, sposób ich przekazywania oraz zakres obowiązków ewidencyjnych.

Pomagamy w weryfikacji obowiązków BDO, zakładaniu i porządkowaniu kart ewidencji odpadów, sprawdzaniu zgodności KEO z KPO oraz przygotowywaniu danych do sprawozdań.